Trong thế giới doanh nghiệp, danh thiếp đóng vai
trò như lý lịch trích ngang của một người. Bạn trao danh thiếp cho ai đó
nghĩa là bạn muốn cho họ biết bạn là ai, bạn đang làm việc ở đâu và làm
cách nào họ có thể liên lạc với bạn. Tuy nhiên, ít người hiểu rõ vai
trò của danh thiếp, họ không nắm bắt đúng thời điểm để trao danh thiếp…
để có thể phát huy tối đa hiệu quả của nghi thức khá quan trọng này.
Nên trao danh thiếp bằng cả hai tay
Khi chúng ta bắt đầu công việc làm ăn kinh doanh, việc thiết kế và in
danh thiếp là một trong những việc đầu tiên bạn cần làm. Một danh thiếp
thiết kế tinh xảo sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp về bạn với người giao
tiếp/đối tác của bạn.
Nhưng việc đưa danh thiếp đúng lúc và đúng khung cảnh là một nghệ thuật
mà không phải ai cũng nắm rõ. Bạn phải xác định đúng người và đúng tình
huống để trao danh thiếp:
• Đối tác của bạn là người có vai vế và tuổi tác tương đối cao
Bạn chỉ nên đưa danh thiếp khi đối tác có ý muốn bạn trao danh thiếp cho
họ. Tuyệt đối không nên chủ động đưa danh thiếp khi đối tác chưa có ý
muốn đó.
• Người giao tiếp của bạn là người xa lạ
Bạn không nên lôi danh thiếp ra ngay khi mới bắt đầu vào câu chuyện.
Hành động theo thói quen này sẽ làm phiền người giao tiếp với bạn. Họ
cảm thấy như bạn đang muốn “tự quảng cáo bản thân” và sẽ xem thường việc
nhận danh thiếp của bạn.
• Khi nhóm họp mặt ít hiểu biết về nhau
Khi nhóm họp mặt gồm những người không biết nhiều về nhau, tốt nhất bạn
nên đợi một người trong nhóm đưa danh thiếp ra trước, rồi bạn mới trao
lại danh thiếp cho họ.
• Trao danh thiếp khi đi dự tiệc
Nếu bạn tham gia các buổi tiệc quan trọng do cá nhân tổ chức hoặc các
buổi tiệc mang tính chất làm ăn, bạn phải nhớ mang danh thiếp theo bên
mình. Các buổi tiệc đó là là dịp để bạn giao lưu gặp gỡ các đối tác tiềm
năng. Nhưng chỉ trao danh thiếp trước hoặc sau khi dùng cơm.
• Thời điểm trao danh thiếp
Người ta thường trao danh thiếp vào lúc vừa mới gặp nhau hoặc trước khi
chào tạm biệt ra về. Nhưng trong trường hợp bạn chuẩn bị phát biểu trước
những người chưa biết nhiều về bạn, bạn nên gửi danh thiếp cho những
người xung quanh trước khi lên phát biểu vì điều đó sẽ giúp họ biết rõ
về bạn hơn.
• Hình thức danh thiếp
Bạn nên xếp danh thiếp ngay ngắn trong hộp đựng danh thiếp và để vào cặp
táp. Nếu một danh thiếp bị rách hoặc bị bẩn thì đừng bao giờ bạn trao
cho đối tác hay khách hàng. Những danh thiếp đã cũ và bị nhàu thì tốt
nhất là bạn vứt chúng đi.
Đừng vội nghĩ đưa danh thiếp là chuyện đơn giản và nhỏ
nhặt. Có những điều bạn cần để tâm khi trao cho đối tác hoặc khách hàng
tấm danh thiếp của bạn.
Trong lần đầu tiên gặp mặt đối tác, việc đầu tiên bạn nên làm là hỏi
thăm họ một cách thân thiện, đồng thời nêu rõ tên công ty mình, sau đó
đưa danh thiếp của mình cho đối tác. Việc đầu tiên phải nhớ, danh thiếp
có thể để trong túi áo comple nhưng không được đút trong túi quần và lôi
ra, vì đó là một hành động không lịch sự.
Khi trao danh thiếp cho đối tác tốt nhất nên dùng tay trái, mặt chính
của danh thiếp nên hướng lên phía trên, hướng đặt danh thiếp nên để phần
họ tên thuận theo hướng nhìn của người nhận, giúp họ dễ dàng đọc được
tên trên danh thiếp.
Khi đưa danh thiếp cho người đối diện, bạn nên mỉm cười, ánh mắt nhìn
tập trung vào họ, nên dùng ngón tay cái kết hợp với ngón tay trỏ cầm góc
trên của danh thiếp, và trao danh thiếp cho người đối diện.
Nếu bạn đang ở tư thế ngồi thì bạn nên đứng dậy để đưa danh thiếp hoặc
hơi cúi người về phía trước khi đưa, khi trao danh thiếp nên nói vài câu
như: “Tôi là X, đây là danh thiếp của tôi" hoặc giả dụ: “xin gửi ngài
danh thiếp của tôi”.
Khi trao danh thiếp bạn nên chú ý: Người có chức vụ thấp hơn nên trao
danh thiếp cho người có chức vụ cao hơn trước; người nam nên trao danh
thiếp ra trước cho người nữ. Khi bạn tiếp xúc một lúc với nhiều người,
bạn nên trao danh thiếp cho người có chức vụ cao nhất và người nhiều
tuổi nhất. Nếu trong trường hợp bạn không thể phân biệt được tuổi tác và
chức vụ của họ thì bạn nên trao danh thiếp cho những người ở phía bên
trái bạn.
Khi bạn nhận danh thiếp do người khác đưa, bạn nên đứng dậy, mỉm cười,
kết hợp giữa ngón cái và ngón trỏ nhận danh thiếp, nên cầm vào hai góc
bên dưới của danh thiếp, đồng thời nói câu “Cảm ơn”, “Rất vinh hạnh khi
nhận được danh thiếp của ngài (bà)”…Sau khi nhận xong danh thiếp không
nên vứt lung tung.
Nếu như cuộc hẹn đã được sắp đặt từ trước, thì bản thân người đó đã có
hiểu biết nhất định về bạn, hoặc có người đã giới thiệu bạn cho họ, vì
vậy bạn có thể chào hỏi họ và đi trực tiếp vào nội dung công việc. Trong
quá trình tiếp xúc và nói chuyện hoặc khi bạn sắp đứng dậy chào họ ra
về, bạn mới rút danh thiếp ra đưa cho đối phương. Điều này giúp họ có ấn
tượng sâu sắc hơn về bạn, đồng thời thể hiện cho họ thấy rằng bạn rất
có thành ý muốn duy trì tiếp mối liên hệ lâu dài với họ.
Khi bạn phải đi công tác đến một vùng hoàn toàn mới, trên danh thiếp nên
ghi lại tên khách sạn mà bạn đang nghỉ, số điện thoại liên lạc bạn đang
sử dụng lúc đó, khi đối phương gửi danh thiếp của họ cho bạn, bạn nên
lấy tay trái đón nhận danh thiếp của họ. Nhưng đồng thời lúc đó tay phải
cũng phải giơ ra, dùng hai tay cầm danh thiếp.
Sau khi đã nhận xong danh thiếp của đối phương, bạn nên gật đầu biểu
hiện thay lời cảm tạ, không nên cất ngay danh thiếp đi, cũng không nên
nghịch danh thiếp một cách tuỳ ý, hoặc vứt lung tung. Ngược lại sau khi
nhận xong danh thiếp bạn nên đọc qua một lượt một cách cẩn thận, cần chú
ý các mục ghi trên danh thiếp như: họ tên của người trao danh thiếp,
chức vụ, tên chức vụ; đồng thời, đọc danh thiếp nhưng không phát ra
tiếng, thể hiện cho họ biết thái độ coi trọng của bạn dành cho họ.
Trong quá trình đọc danh thiếp nếu bạn chưa xác định rõ được cách xưng
hô tên họ của họ thì có thể hỏi lại đối phương, sau đó đút danh thiếp
vào trong túi áo hoặc túi xách tay, sổ kẹp danh thiếp…của bạn.
Khi đối phương trao danh thiếp của họ cho bạn, nếu bạn không mang danh
thiếp hoặc chưa có danh thiếp thì đầu tiên bạn phải tỏ ý xin lỗi họ, sau
đó nói ra lý do thực của bạn.
Ngoài việc sử dụng danh thiếp trong các buổi đàm phán và gặp gỡ trực
tiếp, danh thiếp còn có rất nhiều những tác dụng linh động khác.
- Khi đi thăm hỏi đối tác, khi đó người bạn cần gặp lại không có nhà,
bạn có thể lưu danh thiếp của mình lại, khi họ về nhìn thấy danh thiếp
của bạn, họ có thể biết được rằng bạn đã đến.
- Để kèm danh thiếp có ghi rõ địa điểm và thời gian theo thư rồi gửi đi
có thể thay một lời mời chính thức, và nó sẽ quy củ và có tác dụng lớn
hơn rất nhiều so với việc bạn nói bằng miệng hoặc gọi điện thoại mời họ
tham dự.
- Nếu như bạn muốn gửi một món quà nhỏ cho đối tác, nhưng không thể đưa
trực tiếp mà cần phải gửi qua một người khác, thì nên để kèm danh thiếp
lưu tên họ của bạn trong gói quà.
How to Give and Receive Business Cards
Tips for Cross-Cultural Card-Giving
1. When traveling
abroad, have your information printed in English on one side and in the
language of the country you're visiting on the other.
2. When
giving out business cards in Asia, remember to use two hands to give and
receive cards. Be sure to put the card that you receive on the
tabletop, at least until the meeting ends. After the meeting, put the
business cards you received inside a portfolio or a business card case.
3.
If you ask someone for a business card, offer yours in return. The same
rule applies for times when it is you who does the asking.
The
act of exchanging business cards is as important as a handshake. After
all, when you exchange business cards with someone, you trade not just
contact information. You exchange the possibility of a future with each
other in it. Do it with style.